Curso tratamiento de documentos

Curso de Tratamiento de Documentos

¿Qué entendemos por el tratamiento de documentos?

Con este concepto hacemos referencia a todas aquellas acciones orientadas a la organización, conservación y manejo de documentos, haciendo que sea más sencillo localizarlos y trabajar con ellos para la realización de diversas tareas. Nos encontramos en la era de la tecnología, por lo que cualquier empresa y organización, por pequeña que sea, tiene que manejar enormes cantidades de archivos y documentos. Si bien Internet supone una gran vía de la que extraer todo tipo de información con la que impulsarnos para conseguir nuestros propósitos, es innegable que también supone un continuo bombardeo de mensajes y documentos, por lo que se hace necesario contar con un buen sistema y profesionales que se encarguen de una correcta organización de la información.

Como aprenderás en nuestro Curso Tratamiento de Documentos, una buena organización y distribución de la información de una empresa nos ayudará enormemente al desarrollo y crecimiento de la misma. Gracias al correcto tratamiento de los documentos seremos capaces garantizar la transparencia administrativa, así como la gestión y la utilización de los mismos, lo que nos ayudará a tener un mejor conocimiento y manejo de nuestro negocio.

¿Cuáles son las fases del tratamiento documental?

En nuestro Curso Tratamiento de Documentos descubrirás que a la hora de realizar la organización y la distribución de la información, podemos llevar a cabo una serie de pasos que nos ayudarán a hacerlo de forma correcta. Estos son:

• Identificación. En esta primera etapa nos encargaremos de identificar la información de la que disponemos. Para ello reconoceremos el tipo de documentos con los que contamos, así como otros aspectos relevantes. 
• Organización. Aquí llevaremos a cabo todos los procesos de clasificación de la información. Para ello se emplearán diversas técnicas que nos ayuden a identificar el origen de los documentos.
• Grabación y descripción digital. Esta etapa se refiere a la digitalización de la información, así como al análisis y reconocimiento de la misma en distintos formatos. 
• Instalación documental. Aquí procedemos a realizar el almacenamiento de la información.
• Valoración de la información. Se trata de la elaboración de diferentes recursos, como tablas, que nos ayuden a guardar los documentos. Nos ayudará a determinar el valor que tiene cada documento.

Sistemas de clasificación de documentos

A la hora de organizar nuestros archivos y documentos, hay que tener en cuenta que podemos hacerlo siguiendo diferentes métodos. Schellenberg propone los tres siguientes:

• Clasificación funcional. En este tipo de organización se tendrá en cuenta las funciones que presente el sistema productor del fondo documental. De esta forma, agruparemos los documentos siguiendo una serie de criterios, como las actividades de las que resultan, las que realizan una misma función, etc.
• Clasificación orgánica. En este método de clasificación dividiremos los documentos en función a la estructura administrativa que siguen. No obstante, no es posible usar este sistema en todo tipo de documentos, sino solo cuando se producen en series. Implica que haya una jerarquía administrativa que puede resultar más simple o más compleja dependiendo de los datos con los que tratemos.
• Clasificación por materias. Estos métodos de clasificación se llevan a cabo usando los análisis de los contenidos que presentan los documentos. 

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Por si fuera poco, gracias a este Curso Tratamiento de Documentos serás capaz de conocer los procesadores de textos y presentaciones de información básicos, controlar el tratamiento básico de datos y hojas de cálculo, además de aprender muchas otras habilidades más.

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